Mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 beginnt eine neue Ära der digitalen Rechnungsstellung in Deutschland. Doch obwohl gesetzlich geregelt und überfällig im digitalen Zeitalter, kommt die Umsetzung bei vielen Unternehmen – insbesondere kleinen und mittleren – nur schleppend voran. Woran liegt das? Und wie können Unternehmen jetzt richtig reagieren?
Seit dem 01.01.2025 müssen alle inländischen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, wenn sie Leistungen von anderen Unternehmen beziehen. Diese Pflicht gilt unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatz. Die Ausstellungspflicht für E-Rechnungen wird in mehreren Stufen folgen – gestaffelt je nach Umsatzhöhe – und spätestens ab 2028 für alle gelten.
Dabei ist wichtig: Eine E-Rechnung im Sinne der neuen Vorschriften ist keine einfache PDF, sondern ein strukturiertes elektronisches Format, das automatisiert verarbeitet werden kann – wie etwa XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1).
Trotz klarer rechtlicher Rahmenbedingungen und breiter Informationskampagnen zeigt sich ein alarmierendes Bild:
- Etwa 50 % der ausgestellten E-Rechnungen entsprechen derzeit nicht den gesetzlichen Anforderungen.
- Viele Rechnungen werden überhaupt nicht als strukturierte E-Rechnungen erstellt oder verschickt, sondern weiter als PDF oder Papier.
- Technische Hürden und fehlende Ressourcen verhindern die fristgerechte Umsetzung – vor allem in kleineren Unternehmen.
- Der Informationsstand bei KMU ist oft lückenhaft, Verantwortlichkeiten sind nicht klar geregelt.
Diese Zahlen deuten darauf hin: Der Druck auf Unternehmen, insbesondere im Mittelstand, wird zunehmen – nicht nur durch gesetzliche Pflichten, sondern auch durch Kunden und Geschäftspartner, die zunehmend strukturierte Rechnungen erwarten.
Die Gründe für die schleppende Einführung sind vielfältig:
- ❌ Technologische Unsicherheit: Welches Format ist das richtige? Welche Software erfüllt die Anforderungen?
- ❌ Fehlende Kapazitäten: Viele KMU verfügen nicht über eigene IT-Abteilungen oder das Budget für externe Berater.
- ❌ Mangelndes Bewusstsein: Die Übergangsfristen werden als bequem empfunden – die Notwendigkeit wird unterschätzt.
- ❌ Fehlende Interoperabilität: Unterschiedliche Rechnungsformate und Übermittlungswege erschweren die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern.
So gelingt die Umsetzung der E-Rechnungspflicht:
1. Jetzt informieren – nicht abwarten
Die Grundlagen sind bekannt und öffentlich zugänglich. Nutzen Sie die Informationsangebote Ihrer Industrie- und Handelskammer, Ihres Steuerberaters oder der Koordinierungsstelle IT-Standards (KoSIT).
2. Bestehende Systeme prüfen
Kann Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System bereits XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen und empfangen? Falls nicht: Sprechen Sie mit Ihrem Softwareanbieter über ein Update oder Modul.
3. Mitarbeiter schulen
Rechnungsstellung ist nicht nur ein IT-Thema. Ihre Buchhaltung muss wissen, wie eine E-Rechnung technisch und rechtlich korrekt erstellt wird. Eine Schulung kann hier schnell Abhilfe schaffen.
4. Testläufe durchführen
Starten Sie jetzt mit Pilotkunden oder -lieferanten. So erkennen Sie frühzeitig technische oder organisatorische Schwachstellen – ohne unter Zeitdruck handeln zu müssen.
5. Zusammenarbeit suchen
Viele Steuerberater oder Dienstleister bieten modulare E-Rechnungslösungen an – teils sogar cloudbasiert, ohne große Investitionen. Prüfen Sie Partnerschaften, statt alles selbst zu entwickeln.
Auch wenn manche Pflichten zur Ausstellung erst in den kommenden Jahren greifen – die E-Rechnungspflicht ist gekommen, um zu bleiben. Wer jetzt handelt, verschafft sich nicht nur Rechtssicherheit, sondern spart langfristig Zeit, Kosten und Fehler. Vor allem im Wettbewerb kann eine frühzeitige Digitalisierung der Rechnungsprozesse ein echter Vorteil sein.
