Aufbewahrungspflichten gibt es viele, nicht nur im Steuerrecht. Die Konsequenzen sind im Steuerrecht drastisch, wenn man diese Pflichten verletzt.
Vereinfacht gesagt sollte man im Steuerrecht sämtliche Unterlagen, beispielsweise Rechnungen, Steuerbescheide, Jahresabschlüsse, Unterlagen zu Werbungskosten oder anderen Aufwendungen, bei größeren Betrieben Lieferscheine, natürlich auch bei Lohnabrechnungen, sämtliche Lohnunterlagen usw. aufheben. Und vereinfacht: für mindestens zehn Jahre. Mit Ablauf des Jahres 2017 können alle Unterlagen vor 2008, also bis 31.12.2007 vernichtet werden.
Nun gibt es immer wieder kluge Ideen, die Aufbewahrungspflichten digital zu erfüllen. Neue Angebote kommen beispielsweise auch von Lieferanten. Diese bieten an, die im Kalenderjahr gelegten Rechnungen auf CD zu archivieren und an den Kunden zu übersenden. Das klingt zunächst erstmal gut, man hätte eine CD und könnte sämtliche Papierrechnungen vernichten.
Das könnte jedoch zur Folge haben, dass die Originalunterlagen nicht mehr vorliegen. Demzufolge wäre das Finanzamt wegen Verletzung der Aufbewahrungspflichten berechtigt, Hinzuschätzungen vorzunehmen oder Aufwendungen nicht anzuerkennen. Warum das so ist? Weil diese Archivierungs-CD nicht die Originalunterlagen ersetzt.
Vereinfacht gesagt, die Originalunterlagen gehen bei dem Kunden zunächst per Post ein. Dieser bringt vielleicht irgendwelche Vermerke an, kontrolliert, ob die Lieferung vollständig ist, hat vielleicht einen Buchungsstempel angebracht u. ä.. Das ist die Originalrechnung. Wenn man also digitalisieren will, muss zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten genau dieses Original eingescannt werden.
Jedoch reicht es auch nicht, einfach nur einzuscannen. Es muss der Nachweis geführt werden, dass das eingescannte Dokument mit dem Original übereinstimmt. Hierzu sollten im Unternehmen entsprechende Weisungen und Verfahrensdokumentationen existieren, wie die Mitarbeiter die Dokumente einzuscannen haben. Darüber hinaus muss das Archivierungsprogramm bestimmte Voraussetzungen erfüllen, um den Aufbewahrungspflichten zu genügen. Diese Archivierungssoftware muss revisionssicher sein. Das bedeutet, dass jede Veränderung an dem Dokument protokolliert werden muss. Ist dies ebenfalls nicht der Fall, kann das Finanzamt behaupten, dass die digitale Kopie nicht mit dem Original übereinstimmt.
Daher kann bei der jetzigen Rechtslage nur empfohlen werden, die Aufbewahrungspflichten dadurch zu erfüllen, dass man die Papierunterlagen schlicht zehn Jahre irgendwo im Keller bunkert. Alles andere wäre leichtsinnig und kann mit zusätzlichen Steuerzahlungen bestraft werden.
Das Sprichwort lautet nicht umsonst: „Papier ist geduldig.“ Und möglicherweise sicherer als Daten in der Cloud.
Ihre R24 Steuerberater