Nachdem die Politiker und die Medien das neue Zeitalter ausgerufen haben, ist die Digitalisierung in aller Munde. Weg mit dem Papier, wir machen alles elektronisch. Steuererklärung werden elektronisch übermittelt, besondere elektronische Anwaltspostfächer wurden eingerichtet, Papier ist überflüssig. Und was hat Murphys Gesetz damit zu tun? Murphys Gesetz besagt:“ Alles, was schief gehen kann, wird auch schiefgehen.“ Kann man hier bei Wikipedia nachlesen.
Vor kurzem wurde in den Medien über eine Firma berichtet, die in der Cloud die Digitalisierung für andere betrieb. Ein Administrator wollte überflüssige Daten löschen. Aus Versehen löschte er die gesamten Kundendaten. Dass ein einziger Mitarbeiter überhaupt in der Lage war, den gesamten Datenbestand zu löschen, zeigt eine fehlerhafte Sicherheitsstrategie in dem Unternehmen. Als man auf eine Datensicherung zurückgreifen wollte, stellte man fest, dass diese ebenfalls nicht funktioniert hatte. Mit Mühe und Not konnte man den Großteil der Daten wieder herstellen, es gab aber Verluste.
Das kann Ihnen bei der Digitalisierung nicht passieren? Das geht ganz schnell. Ein Mandant hatte seinen Server mit einer Spiegelfestplatte und Datensicherung abgesichert. Glaubte er. Als eines Morgens der Server nicht mehr funktionierte, wollte er die Spiegelplatte benutzen. Diese war leer. Nun wollte er die Datensicherung nutzen. Aus unerfindlichen Gründen war schon seit Wochen nicht mehr gesichert worden.
Es geht schief, was schief gehen kann. Machen Sie mit bei der Digitalisierung. Elektronisieren Sie alles, was Sie haben. Was passiert aber, wenn nach einem Crash das Finanzamt zur Prüfung erscheint? Einen solchen Fall hatten wir auch schon. Zwar waren die Daten nicht durch die Digitalisierung verloren gegangen, sondern die Buchführungsbelege wurden aus einem Auto geklaut. Die Schuldfrage interessiert das Finanzamt jedoch nicht.
Kann keine Buchführung vorgelegt werden, sprich gibt es keine Belege, darf das Finanzamt schätzen. Haben Sie Ihre Belege alle durch Digitalisierung in der Wolke und die Cloud hat sie gefressen? Das Finanzamt wird anschließend Ihren Gewinn nach oben schätzen. Alles was schief gehen kann wird auch schiefgehen.
Für die Erleichterung bei der Arbeit können Sie gern Ihre Buchführung digitalisieren. Aber heben Sie trotzdem das Papier auf. Papier ist geduldig.
Ihre R24 Steuerberater